Preguntas Frecuentes

¿Si es un adquiriente del exterior que régimen se debe usar?

En la última versión del Anexo Técnico de la DIAN, en el numeral 6,2,7 se encuentran las responsabilidades fiscales. Para clientes en el exterior se utiliza el código: R-00-PN Clientes del Exterior. Este dato se va a actualizar en el archivo VP_ArchivoPlano_V3_6.xls

¿Una vez aprobados mis documentos ¿puedo retirar el dinero que han consignado mis clientes?

Tienes luz verde para retirar tu dinero. Cuando recibas la aprobación de tu cuenta PREMIUM o BUSINESS, dando cumplimiento al diligenciamiento y a la entrega de los documentos requeridos, podrás hacer el retiro del dinero.

¿Cómo sabemos los números de registros mercantiles de los adquirientes?

El número de registro mercantil se encuentra en el Certificado que expide la Cámara de Comercio a los establecimientos. Los Adquirientes deben proporcionar esta información.

¿A partir de qué fecha se actualiza la plataforma de Olimpia?

La plataforma de Olimpia está actualizada desde el mes de agosto de 2019 y una vez superadas las pruebas en la DIAN, estará disponible el ambiente de producción.

¿Cómo se sabe cuál es el tipo de operación que le aplica a la empresa?

En el archivo "VP_ArchivoPlano_V3_6.xls", en la hoja ENCABEZADO, fila 8, se encuentran los tipos de Operación, la selección del tipo de operación dependerá de la actividad que realice el comercio.

¿Qué pasa si la empresa no tiene código de productos?

Cada Comercio debe seleccionar un estándar para codificar sus productos. Puede seleccionar un estándar ya establecido o crear su propia codificación.

¿La sección de impuestos solo es para visualizar y no para establecer como se ha venido manejando?

La sección de impuestos es para establecer los impuestos que se aplican a cada uno de los ítems contenidos en cada documento.

¿En el caso de que la DIAN rechace la factura, dónde aparece la opción para corregir y re enviar?

La DIAN emitirá un archivo XML que se llama aplication Response, en el que entrega el resultado de las validaciones de la DIAN. En la solución aparece el botón "Ver Rechazados Dian" al hacer clic sobre este botón se pueden visualizar, editar y reenviar las facturas rechazadas por la DIAN.

¿A qué se refieren con régimen ordinario y simple?

EL Régimen identifica el tipo de tributación que debe realizar cada comercio. El régimen se encuentra en el RUT de cada Comercio.

¿Para el caso de los que suben esta información por estructura en excel, Olimpia envía la nueva estructura?

Para los Clientes que habiliten el ambiente para realizar pruebas en la versión 2.1 encontrarán la opción "Cargue Archivo Plano" la "MACRO" y los ejemplos para generar la información partiendo de la estructura en Excel.

¿Las empresas que ya realizaron pruebas de facturación, deben hacerlas nuevamente?

Sí, todos los Clientes que ya se encuentran en Producción deben iniciar las modificaciones en sus sistemas e iniciar pruebas de facturación con Validación Previa, es necesario registrarse nuevamente en DIAN, seleccionar a Olimpia como su Proveedor Tecnológico, solicitar prefijo para el ambiente de pruebas y cumplir con el número de pruebas solicitadas por la DIAN.

¿Funciona el tema de facturación electrónica en todos los navegadores?

La plataforma de Factura Electrónica de Olimpia se ha testeado en los siguientes navegadores: Google Chrome, Internet Explorer, Microsoft Edge, Mozilla FireFox.

¿En dónde se establecen los códigos por producto?

Cada Comercio debe seleccionar un estándar para codificar sus productos. Puede seleccionar un estándar ya establecido o crear su propia codificación.

¿Una empresa que está dentro de un consorcio, puede facturar y solo cambiar los datos en mi comercio o qué se debe hacer ya que es un NIT diferente?

En la plataforma de Olimpia esta figura se maneja por la opción de "Multiempresa", se registra el Consorcio y cada una de las empresas que los conforman, cada comercio funciona independientemente, pero a nivel de consorcio se puede visualizar la información de cada comercio.

¿Si no colocamos las responsabilidades de los adquirentes y los registros mercantiles, la DIAN no acepta las facturas y las rechaza? ¿Es un ítem obligatorio?

Actualmente, las Responsabilidades están "Mandatorias", el Registro Mercantil esta como Opcional. Hay que enviar los datos mandatorios para no obtener rechazos de la DIAN.

¿Qué es servicios AIU?

El AIU son las siglas correspondientes a Administración, Imprevistos y utilidad que se utiliza en algunos contratos especialmente en lo que tiene que ver con ingeniería civil, arquitectura y en general de construcción.

¿Quiénes ya llevan meses facturando con este aplicativo, tienen que parametrizar todo nuevamente desde cero o se conservan los datos de la primera versión?

Para los Clientes que ya se encuentran en producción, se va a conservar la información que ya existe, pero deben actualizar los nuevos datos que requiere la versión 2.1 con Validación Previa.

¿Hay alguna forma de facturar con datos automáticos? ¿El método manual es muy extenso?

La plataforma de Factura Electrónica de Olimpia ofrece tres métodos de integración:

  1. Factura Manual
  2. Archivo Plano
  3. Servicios REST

Cada Cliente de acuerdo a su sistema y al volumen de facturación puede escoger el método que más le facilite la operación.

¿Cuándo el adquiriente hace alguna observación de la factura y la rechace? ¿Cómo se modifica?

Las facturas rechazadas por los Adquirientes no se pueden modificar. Cuando un adquiriente rechace una factura, de debe generar una nota crédito por la totalidad de la factura rechazada, es necesario generar una nueva factura que debe surtir todo el proceso de validación en la DIAN.

¿Cómo se obtiene la información de las responsabilidades del adquiriente?

Las responsabilidades fiscales de los Adquirientes se deben tomar del RUT de cada Adquirente. En la última versión del Anexo Técnico de la DIAN, en el numeral 6,2,7 se encuentra la tabla de Responsabilidades Fiscales.

¿Hay algún comunicado por parte de la DIAN sobre la fecha de salida en vivo?

Por ahora estamos trabajando en modo producción, pero para los que debemos salir el 1 de septiembre el tiempo no va a ser suficiente. Se deben contemplar los tiempos de la resolución 20 de la DIAN, teniendo en cuenta los cambios que le hizo la resolución 30:

  • En fecha Máxima de Registro se quita la palabra Fecha Máxima.
  • A la fecha máxima de salida a producción se pueden tomar dos meses adicionales.

¿Cuándo se puede iniciar a hacer esta parametrización?

Lo puede hacer desde ya apoyándose en los videos generados. https://www.youtube.com/playlist?list=PL4BFAAje2SjOQ0dlwIzR3I1I_bObgLLGI

¿Qué descripción se exige en el campo Nota cuando son servicios de AIU?

El AIU son las siglas correspondientes a Administración, Imprevistos y utilidad que se utiliza en algunos contratos especialmente en lo que tiene que ver con ingeniería civil, arquitectura y en general de construcción. Aplica únicamente para servicios AIU y corresponde a una observación o aclaración del servicio prestado.

¿Qué pasa con los archivos masivos? ¿Se puede subir y tener esa información factura por factura o hay necesidad de hacerlo de forma manual una por una?

La carga de archivos masivos, es la que se realizan por la "Opción de Cargue de Archivo Plano", en un solo archivo se pueden se pueden incluir Facturas y Notas, la plataforma obtiene la respuesta de validación de la DIAN para cada uno de los documentos.

¿En el caso de que la DIAN rechace la factura, dónde aparece la opción para corregir y re enviar?

La DIAN emitirá un archivo XML que se llama Aplication Response, en el que entrega el resultado de las validaciones de la DIAN. En la solución aparecerá la trazabilidad del documento.

¿Si el adquiriente me rechaza una factura, antes de las 48 horas, es necesario generar nota crédito?

Si, la forma de informar a la DIAN que un Adquirente rechazo una factura generando una Nota Crédito afectando la factura rechazada.

¿Hasta cuándo hay plazo para completar estos cambios para los que ya estamos en producción?

Para conocer la fecha de salida a producción hay que tener en cuenta el calendario presentado en la resolución 20 de la DIAN, adicionalmente, hay que tener en cuenta los dos meses adicionales que se otorgaron en la resolución 30.

¿Si tenemos dos consecutivos de facturación uno para Bogotá y otro para Medellín como se manejan en esta plataforma?

En la plataforma de Factura Electrónica de Olimpia no hay límite para los prefijos o consecutivos de numeración que utilice cada comercio.

¿Llegará un manual con las instrucciones para estos cambios?

Para facilitar la implementación de la Factura Electrónica con Validación Previa se subirán videos que explican el proceso: https://www.youtube.com/playlist?list=PL4BFAAje2SjOQ0dlwIzR3I1I_bObgLLGI

¿Si es una empresa de régimen especial qué se hace?

Se encuentran contemplados en la última versión del Anexo Técnico de la DIAN, en el numeral 6,2,7 donde se encuentran las responsabilidades fiscales. Este dato se va a actualizar en el archivo VP_ArchivoPlano_V3_6.xls

¿Ustedes firmarán con su certificado digital como inicialmente se pactó en el contrato?

Si lo podemos hacer, pero la recomendación es que el cliente adquiera su propio Certificado, que de hecho con nosotros lo puede adquirir. De no ser así se tendrá que firmar un contrato de mandato entre Olimpia y el facturador.

¿Los ítems deben tener un código?

Se acuerdo a los requerimientos de la Validación Previa, cada uno de los productos debe tener un código asignado.

¿Qué pasa con una factura que el adquiriente no acepta y se requiere hacer algún cambio; cómo se emite esa factura?

Se genera una nota crédito por la totalidad de la factura rechazada y se debe generar una nueva factura que debe surtir todo el proceso de validaciones DIAN.

¿Para las notas crédito dado el caso se fue mal un valor de un producto, se debe hacer nota crédito parcial o siempre debe ser total?

Las notas crédito pueden ser totales o parciales.

¿Si la DIAN rechaza solamente una, se hace nuevamente la factura con el mismo número para volver a enviarla?

Si la DIAN rechaza un documento (Factura o Nota) se puede corregir y enviarlo con el mismo número de documento.

¿Cómo se hace la nota contable?

Se debe apoyar en el contador. Las notas contables son internas y no se envían a la DIAN.

¿Si recientemente realizamos actualización del Rut y ya nos inscribimos; cómo se procede para hacer pruebas? ¡Tenemos que estar facturando en septiembre!

En este caso hay que solicitar la habilitación del ambiente para iniciar las pruebas con Validación Previa.

¿Para realizar pruebas debemos sacar resolución de prueba como tal?

Si, el Comercio debe ingresar a la DIAN, registrarse y seleccionar a Olimpia como su Proveedor Tecnológico y solicitar resolución para realizar el set de pruebas.

¿Quién efectúa el registro ante la Dian? ¿Contador, Representante legal?

Lo debe hacer quien designe el emisor. Deben tener presente que les llegará un correo electrónico al correo que tengan registrado en el RUT.

¿Todavía no me refleja el aplicativo MI COMERCIO, qué debo hacer?

Enviar un correo a Soportecorporativo@olimpiait.com solicitando habilitar el ambiente para realizar pruebas en la versión 2.1.

¿En MI COMERCIO, van los datos de la compañía o los datos del cliente?

En la opción Mi Comercio, va la información de la compañía, la información de los Clientes se registra en la opción "Adquirientes".

¿Se pueden incluir varios certificados bancarios? Ej: nosotros tenemos 54 y depende del cliente les indicamos que nos consignen en la que corresponda.

En la opción de Mi Comercio, solo se registra una certificación bancaria para el Comercio, esta certificación es un requisito administrativo.

Si tenemos dos plantillas para facturar, uno para exportación y una para venta nacional ¿Esto me cambia algo?

Si. Por directriz en la resolución 30, las plantillas cambian es por ello que debe escoger una de las plantillas estándar que hemos proporcionado.

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